Tasks

  • Erste Anlaufstelle für Mitarbeitende bei administrativen HR-Fragen, insbesondere zu Zeit- und Absenzenmanagement
  • Verwaltung des gesamten Employee Life Cycles: Onboarding, interne Wechsel, Austritte
  • Erstellung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen und weiteren arbeitsrechtlichen Dokumenten basierend auf den Angaben der HR Business Partner:innen oder der Direktion
  • Sicherstellung der rechtzeitigen Beantragung von Arbeitsbewilligungen und Kommunikation mit den zuständigen Behörden
  • Ausstellung von Arbeitsbestätigungen und weiteren Bescheinigungen für Mitarbeitende
  • Erstellung von Zwischen- und Abschlusszeugnissen auf Grundlage der Angaben von HR Business Partner:innen, Direktion oder Linienvorgesetzten
  • Pflege aller Mitarbeitendendaten in den relevanten HR-Systemen und Sicherstellung einer hohen Datenqualität
  • Scannen und Archivieren aller relevanten HR-Dokumente im digitalen Dossier (E-Archivierung)
  • Schnittstellenfunktion zu HR Business Partner:innen, Payroll sowie weiteren internen Stakeholdern
  • Verwaltung des Zeit- und Absenzenmanagementsystems und proaktive Nachverfolgung in Absprache mit Mitarbeitenden oder Linienvorgesetzten
  • Aufbau und Pflege eines Netzwerks innerhalb des Unternehmens auf verschiedenen Ebenen
  • Teilnahme an oder Leitung von kleineren Projekten innerhalb des HR Services Teams
  • Aktive Mitarbeit an Prozessoptimierungen, zur Reduktion von Komplexität in HR-Abläufen
  • Unterstützung der monatlichen Lohnverarbeitung

Qualifications

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (KV) sowie eine Weiterbildung im Bereich Human Resources Management (z. B. eidg. dipl. Personalfachfrau/-mann oder gleichwertige Qualifikation)
  • Mindestens 4 Jahre Berufserfahrung in der HR-Administration in einem internationalen Umfeld
  • Fundierte Kenntnisse des Schweizer Arbeitsrechts, der Sozialversicherungen und des Steuersystems
  • Sehr gute IT-Anwenderkenntnisse (HR-Systeme, MS Office etc.)
  • Ausgeprägte Service- und Kundenorientierung
  • Kommunikationsstärke in Wort und Schrift
  • Teamfähigkeit und Freude an der Zusammenarbeit mit verschiedenen Schnittstellen
  • Sorgfältige, strukturierte und effiziente Arbeitsweise, hohe Detailgenauigkeit
  • Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und mehrere Aufgaben gleichzeitig zu managen
  • Fliessende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Vollzeit-Präsenz vor Ort erforderlich